ビジネス英語メールの基本構成
英語のビジネスメールは、日本語のメールとは異なる独自の「型」があります。この基本構成を押さえることで、プロフェッショナルな印象を与えるメールが書けるようになります。
英語ビジネスメールは以下の6つのパートで構成されています：
- 1Subject（件名） - 用件を端的に伝える
- 2Salutation（宛名） - Dear Mr./Ms. + 姓
- 3Opening（書き出し） - 挨拶や自己紹介
- 4Body（本文） - 要件を明確に伝える
- 5Closing（結び） - 締めの言葉
- 6Signature（署名） - 名前と連絡先
件名（Subject）の書き方
件名は、相手がメールを開く前に用件を把握できるよう、具体的かつ簡潔に書きます。
良い件名の例：
- •Meeting Request: Project Review on Jan 15 （1月15日のプロジェクトレビュー会議のお願い）
- •Inquiry About Product Pricing （製品価格に関するお問い合わせ）
- •Thank You for Your Presentation （プレゼンテーションのお礼）
- •❌ "Hello" や "Hi" だけ - スパムと間違われる
- •❌ "Urgent!!!" - 多用すると信頼を失う
- •❌ "Question" や "Request" だけ - 具体性がない
宛名（Salutation）のルール
宛名は相手との関係性によって使い分けます。
フォーマルな場面：
- •Dear Mr. Smith, （スミス様 - 男性）
- •Dear Ms. Johnson, （ジョンソン様 - 女性）
- •Dear Dr. Brown, （ブラウン博士）
- •Dear Sir or Madam, （ご担当者様）
- •To Whom It May Concern, （関係者各位）
- •Dear John, （ジョンさん - ファーストネーム）
- •Hi Sarah, （サラさん - 親しい間柄）
書き出し・挨拶フレーズ15選
メールの書き出しは、第一印象を決める重要なパートです。状況に応じた適切な挨拶を選びましょう。
初めてメールを送る場合
| 英語 | 日本語 |
|---|---|
| My name is Taro Yamada from ABC Company. | ABC会社の山田太郎と申します。 |
| I am writing to you regarding... | 〜についてご連絡いたしました。 |
| I got your contact information from Mr. Smith. | スミス氏からご連絡先を伺いました。 |
| I am reaching out to inquire about... | 〜についてお問い合わせいたします。 |
| Allow me to introduce myself. | 自己紹介をさせてください。 |
返信する場合
| 英語 | 日本語 |
|---|---|
| Thank you for your email. | メールをありがとうございます。 |
| Thank you for getting back to me. | ご返信ありがとうございます。 |
| Thank you for your prompt reply. | 迅速なご返信ありがとうございます。 |
| I appreciate your quick response. | 早速のご対応に感謝いたします。 |
| In response to your inquiry... | お問い合わせについてですが... |
一般的な挨拶
| 英語 | 日本語 |
|---|---|
| I hope this email finds you well. | お元気でお過ごしでしょうか。 |
| I hope you had a great weekend. | 良い週末をお過ごしになりましたか。 |
| It was a pleasure meeting you at the conference. | カンファレンスでお会いできて光栄でした。 |
| I hope all is well with you. | すべて順調であることを願っております。 |
| Following up on our conversation... | 先日の会話の件ですが... |
依頼・お願いのフレーズ10選
ビジネスメールで最も使用頻度が高いのが「依頼」の表現です。丁寧さのレベルに応じて使い分けましょう。
丁寧な依頼表現
| 英語 | 日本語 |
|---|---|
| Could you please send me the report? | レポートを送っていただけますか？ |
| Would you mind reviewing this document? | この書類をご確認いただけますか？ |
| I would appreciate it if you could... | 〜していただけると幸いです。 |
| Would it be possible to reschedule the meeting? | 会議の日程を変更することは可能でしょうか？ |
| I was wondering if you could help me with... | 〜についてお手伝いいただけないでしょうか。 |
直接的な依頼表現
| 英語 | 日本語 |
|---|---|
| Please let me know your availability. | ご都合をお知らせください。 |
| Please find attached the requested files. | ご依頼のファイルを添付いたします。 |
| Please confirm receipt of this email. | このメールの受領をご確認ください。 |
| Could you get back to me by Friday? | 金曜日までにご返信いただけますか？ |
| I need your input on this matter. | この件について、ご意見をいただきたいです。 |
ポイント： "Could you...?" は "Can you...?" より丁寧です。さらに丁寧にしたい場合は "Would you mind...?" や "I would appreciate it if..." を使います。
お礼・感謝のフレーズ10選
感謝の気持ちを伝えることは、良好なビジネス関係を築く上で欠かせません。場面に応じた表現を使い分けましょう。
一般的なお礼
| 英語 | 日本語 |
|---|---|
| Thank you for your assistance. | ご協力ありがとうございます。 |
| I really appreciate your help. | お力添えに心から感謝いたします。 |
| Thank you for taking the time to meet with me. | お時間をいただきありがとうございました。 |
| I am grateful for your support. | ご支援に感謝いたします。 |
| Many thanks for your cooperation. | ご協力に厚く御礼申し上げます。 |
具体的なお礼
| 英語 | 日本語 |
|---|---|
| Thank you for the detailed explanation. | 詳しいご説明をありがとうございます。 |
| I appreciate you sharing the information. | 情報を共有いただきありがとうございます。 |
| Thank you for your patience and understanding. | ご理解とご協力に感謝いたします。 |
| Thank you for considering my request. | ご検討いただきありがとうございます。 |
| I appreciate your prompt attention to this matter. | 迅速にご対応いただき感謝いたします。 |
謝罪・お詫びのフレーズ10選
ミスやトラブルが発生した際は、誠意を持って謝罪することが重要です。
軽い謝罪
| 英語 | 日本語 |
|---|---|
| I apologize for the delay in responding. | ご返信が遅れまして申し訳ございません。 |
| Sorry for any confusion caused. | 混乱を招いてしまい申し訳ありません。 |
| I apologize for the inconvenience. | ご不便をおかけして申し訳ございません。 |
| Please accept my apologies for the oversight. | 見落としがあり、お詫び申し上げます。 |
| I'm sorry for the short notice. | 急なご連絡で申し訳ありません。 |
深刻な謝罪
| 英語 | 日本語 |
|---|---|
| I sincerely apologize for the error. | 誠に申し訳ございませんでした。 |
| Please accept my deepest apologies. | 心よりお詫び申し上げます。 |
| I take full responsibility for this mistake. | この間違いの責任は私にあります。 |
| We are truly sorry for any trouble this may have caused. | ご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。 |
| I assure you this will not happen again. | 二度とこのようなことがないよう努めます。 |
シーン別メール例文集
ビジネスシーンでよく使うメールの全文例をご紹介します。コピペしてカスタマイズしてお使いください。
会議依頼メール
件名： Meeting Request: Q1 Sales Review
---
Dear Mr. Johnson,
I hope this email finds you well.
I am writing to request a meeting to discuss our Q1 sales performance. Would you be available for a 30-minute meeting next week?
I am available on the following dates:
- •Tuesday, January 14th at 2:00 PM
- •Wednesday, January 15th at 10:00 AM
- •Thursday, January 16th at 3:00 PM
Thank you for your time, and I look forward to hearing from you.
Best regards, Taro Yamada Sales Manager ABC Corporation taro.yamada@abc.com
---
日本語訳： ジョンソン様
お元気でお過ごしでしょうか。
第1四半期の売上実績について話し合うための会議をお願いしたく、ご連絡いたしました。来週、30分ほどお時間をいただけますでしょうか。
以下の日程で対応可能です：
- •1月14日（火）午後2時
- •1月15日（水）午前10時
- •1月16日（木）午後3時
お忙しいところ恐れ入りますが、ご返信をお待ちしております。
お礼メール
件名： Thank You for Your Presentation
---
Dear Ms. Smith,
Thank you so much for your excellent presentation at yesterday's conference.
Your insights on digital marketing trends were incredibly valuable, and I learned a great deal from your case studies. The strategies you shared are exactly what our team has been looking for.
I would love to stay in touch and possibly discuss collaboration opportunities in the future. Would you be open to a brief call sometime next month?
Thank you again for sharing your expertise. I look forward to hearing from you.
Warm regards, Hanako Suzuki Marketing Director XYZ Inc.
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日本語訳： スミス様
昨日のカンファレンスでの素晴らしいプレゼンテーション、誠にありがとうございました。
デジタルマーケティングのトレンドに関するご見解は非常に参考になり、ケーススタディから多くのことを学びました。ご紹介いただいた戦略は、まさに私たちのチームが探し求めていたものです。
今後もご連絡を取り合い、将来的にはコラボレーションの機会についてお話しできればと思います。来月中に短いお電話でお話しすることは可能でしょうか。
改めて、ご専門知識を共有いただきありがとうございました。ご返信をお待ちしております。
謝罪メール
件名： Apology for Shipping Delay - Order #12345
---
Dear Mr. Brown,
I sincerely apologize for the delay in shipping your order (#12345).
Due to unexpected supply chain issues, your order has been delayed by approximately 5 business days. We understand this is an inconvenience, and we take full responsibility for this situation.
To express our sincere apologies, we would like to offer you:
- •Free express shipping on your current order
- •A 15% discount coupon for your next purchase
Please accept our deepest apologies for any trouble this may have caused. If you have any questions or concerns, please do not hesitate to contact me directly.
Sincerely, Customer Service Team ABC Store
---
日本語訳： ブラウン様
ご注文（#12345）の配送遅延につきまして、心よりお詫び申し上げます。
予期せぬサプライチェーンの問題により、ご注文の配送が約5営業日遅れております。ご不便をおかけしておりますことを深くお詫び申し上げます。
お詫びとして、以下をご提供させていただきます：
- •今回のご注文の送料無料特急配送
- •次回ご購入時に使える15%割引クーポン
ご迷惑をおかけしましたことを重ねてお詫び申し上げます。ご質問やご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
結び・署名のフレーズ
メールの締めくくりは、全体の印象を左右する重要なパートです。状況に応じた結びの言葉を選びましょう。
フォーマルな結び
| 英語 | 使用場面 |
|---|---|
| Sincerely, | 最も一般的でフォーマル |
| Yours sincerely, | イギリス英語でよく使用（相手の名前を知っている場合） |
| Yours faithfully, | イギリス英語でよく使用（相手の名前を知らない場合） |
| Respectfully, | 非常にフォーマルな場面 |
| Best regards, | ビジネスで最も汎用的 |
セミフォーマルな結び
| 英語 | 使用場面 |
|---|---|
| Kind regards, | 丁寧だが堅すぎない |
| Warm regards, | 親しみを込めたい場合 |
| With appreciation, | 感謝を伝えたい場合 |
| Looking forward to hearing from you, | 返信を期待する場合 |
カジュアルな結び
| 英語 | 使用場面 |
|---|---|
| Best, | 親しい同僚向け |
| Thanks, | カジュアルなやり取り |
| Cheers, | イギリス英語でカジュアル |
| Talk soon, | 親しい間柄 |
よくある間違いと改善例
日本人がビジネス英語メールでよく犯す間違いとその改善例をご紹介します。
1. 直訳による不自然な表現
| ❌ 間違い | ✅ 改善例 |
|---|---|
| I'm sorry to trouble you. | I apologize for any inconvenience. |
| Please kindly confirm. | Please confirm. / Could you please confirm? |
| I'm very sorry. | I sincerely apologize. |
2. 敬語の過剰使用
英語では日本語ほど敬語表現を使いません。
| ❌ 過剰な表現 | ✅ 適切な表現 |
|---|---|
| I humbly request... | I would like to request... |
| Please be so kind as to... | Could you please... |
3. 主語の省略
英語では主語を省略できません。
| ❌ 間違い | ✅ 改善例 |
|---|---|
| Received your email. | I received your email. |
| Will send the report. | I will send the report. |
| Attached is the file. | Please find the file attached. |
4. "Please" の多用
"Please" を使いすぎると命令的に聞こえることがあります。
| ❌ 多すぎる例 | ✅ バランスの取れた例 |
|---|---|
| Please send me the file. Please let me know. Please confirm. | Could you please send me the file? I would appreciate it if you could let me know. Please confirm at your earliest convenience. |
英語ライティング力を高める「Memorize」
ビジネスメールの表現を覚えたら、次は実践的なアウトプット練習です。Memorizeは、ライティング力向上にも役立つ機能を備えています。
AI英会話でアウトプット練習：メールで使うフレーズを会話でも使えるように練習。AIとの会話で、様々な表現を自然に使いこなせるようになります。
自分だけの単語帳：覚えたいフレーズを単語帳に保存。メール作成時にすぐ参照できるので、実務でも活用できます。
1000問以上の文法問題：正確な英文を書くために必要な文法知識を、問題演習で身につけられます。
まとめ：ビジネス英語メール作成のポイント
ビジネス英語メールを書く際の重要なポイントをまとめます。
5つの基本原則
- 1簡潔に書く - 長い文章は避け、1文1アイデアを心がける
- 2本題を先に - 挨拶の後すぐに要件を述べる
- 3丁寧すぎない - 過度な敬語は逆効果
- 4アクションを明確に - 相手に何をしてほしいか明示する
- 5見直しを忘れずに - スペルミスや文法エラーをチェック
押さえておきたい定番フレーズ
- •書き出し： I hope this email finds you well.
- •依頼： Could you please...? / I would appreciate it if...
- •お礼： Thank you for your assistance.
- •謝罪： I apologize for the inconvenience.
- •結び： Best regards, / Sincerely,
次のステップ
英語メールの上達には、実践が欠かせません。今回ご紹介したフレーズを実際のビジネスシーンで使いながら、少しずつ自分のものにしていきましょう。
最初は時間がかかっても、定型フレーズを活用すれば、自信を持ってプロフェッショナルなメールが書けるようになります。